Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych

Podstawa prawna:

art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Robert Kurzawiński, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Robert Kurzawiński Indywidualna Specjalistyczna Praktyka Lekarska Dermatologia Kurzawińscy z siedzibą w Lesznie, ul. 17 Stycznia, nr 55, 64-100, poczta Leszno

NIP 6651781272 REGON 277543183

2. Cel i podstawy przetwarzania

Celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, w tym danych osobowych dotyczących zdrowia (35 motyw preambuły RODO), jest świadczenie usług zdrowotnych

Podstawa ustawowa przetwarzania ( art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15.04.2011r. o działalności leczniczej (tj. Dz. U. 2018, poz. 2190)

art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 05.12.1996r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty ( tj. Dz. U. 2019, poz. 537)

rozdział 7 ustawy z dnia 06.11.2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta ( tj. Dz. U. 2019, poz. 1127)

rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 09.11.2015r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. 2015, poz. 2069)

3. Odbiorcy danych

Zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 06.11.2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta ( tj. Dz. U. 2019, poz. 1127), podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta.

 

Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym.

 

Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną również:

 

- podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;

 

- organom władzy publicznej, w tym Rzecznikowi Praw Pacjenta, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli;

 

- podmiotom, o których mowa w art. 119 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia;

 

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

W praktyce lekarskiej

 

Robert Kurzawiński, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Robert Kurzawiński Indywidualna Specjalistyczna Praktyka Lekarska Dermatologia Kurzawińscy z siedzibą w Lesznie, ul. 17 Stycznia, nr 55, 64-100, poczta Leszno

NIP 6651781272 REGON 277543183

 

Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczania danych w podmiotach leczniczych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

 

Definicje

1. Administrator danych: Robert Kurzawiński Indywidualna Specjalistyczna Praktyka Lekarska Dermatologia Kurzawińscy
2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej,
3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji, narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych,
4. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora do przetwarzania danych osobowych,
5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów,
6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych,
7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie,
8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znanych jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym ( Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie,
9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu ( użytkownika).

 

1. Postanowienia ogólne

1. 1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w podmiocie leczniczym, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne w formie papierowej, systemy informatyczne – dane w formie elektronicznej) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
   2. Polityka jest przechowywana w siedzibie Administratora w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.
   3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
   4. Dane osobowe przetwarzane w podmiocie leczniczym, a uzyskane w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, objęte są tajemnicą lekarza.
   5. W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tajemnicą lekarską, Administrator stosuje się do przepisów dotyczących zachowania tajemnicy zawodowej.
   6. Dla skutecznej realizacji Polityki, Administrator Danych zapewnia:

1. 1. 1. odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
      2. kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
      3. monitorowanie zastosowanych środków ochrony.

1. 7. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
   8. Administrator danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.

2. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych

1. 1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
   2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
   3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania, Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
   4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.

3. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa Informacji, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych w podmiocie leczniczym.
2. Wszystkie dane osobowe w podmiocie leczniczym są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:

1. 1. w każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych,
   2. dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty,
   3. dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
   4. dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych,
   5. dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualnione,
   6. czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane,
   7. wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny, zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO,
   8. dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.

3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust. 5 pkt d RODO)
4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:

1. 1. naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach,
   2. udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym,
   3. zaniechanie, choćby nieumyślne dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony,
   4. niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
   5. przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania,
   6. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie danych osobowych,
   7. naruszanie praw osób, których dane są przetwarzane.

5. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasady ochrony danych osobowych, użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych.
6. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy nadzór, by:

1. 1. pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
   2. każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” - wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa,
   3. każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w podmiocie leczniczym w tajemnicy. „Oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi element „Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych”

7. Pracownicy zobowiązani są do:

1. 1. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia,
   2. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami,
   3. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
   4. zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.

 

4. Obszar przetwarzania danych osobowych

1. 1. Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe na terenie podmiotu leczniczego obejmuje gabinet lekarski zlokalizowany w miejscowości Leszno, ul. 17 Stycznia 55

5. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

1. 1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.
   2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych.
   3. Środki obejmują:

1. 1. ograniczenie dostępu do pomieszczeń i obszarów, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach i obszarach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej,
   2. zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt. IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich,
   3. wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe

 

6. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

1. 1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
   2. W każdej sytuacji, gdy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik Nr 3 do niniejszej polityki.
   3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

 

7. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO i tylko jeżeli są to dane, które może ujawnić bez naruszenia lekarskiej tajemnicy zawodowej.

 

8. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane te dotyczą.

 

1. Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Załączniki:

 

 

Załącznik nr 1

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 2

Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do organu nadzorczego

 

 

- upoważnionym przez podmiot, o którym mowa w art. 121 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, osobom wykonującym zawód medyczny, w zakresie niezbędnym do sprawowania nadzoru nad podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą;

 

- ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;

 

- uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;

 

- organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;

 

- podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;

 

- zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;

 

- komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji;

 

- osobom wykonującym zawód medyczny, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia albo procedury uzyskiwania innych certyfikatów jakości, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;

 

- wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1, w zakresie prowadzonego postępowania;

 

- spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1;

 

- osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;

 

Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

 

Elektroniczna dokumentacja medyczna, o której mowa w art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, jest udostępniana na zasadach określonych w przepisach tej ustawy.

 

4. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza teren Polski/UE.

5. Okres przechowywania danych

zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

 

1) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

 

1a) dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;

 

2) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;

 

3) skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,

b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie - w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;

 

4) dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

 

2. Po upływie okresów wymienionych w ust. 1 podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

 

3. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, do postępowania z dokumentacją medyczną będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. Poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086), stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b tej ustawy.

 

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. 1. Prawo dostępu do danych oraz otrzymywania ich kopii,
   2. Prawo do sprostowania/poprawiania danych - z uwzględnieniem przywołanych wyżej przepisów prawa,
   3. Prawo do usunięcia danych – z uwzględnieniem przywołanych wyżej przepisów prawa,
   4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych - z uwzględnieniem przywołanych wyżej przepisów prawa,
   5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania - z uwzględnieniem przywołanych wyżej przepisów prawa,
   6. Prawo do przeniesienia danych -z uwzględnieniem przywołanych wyżej przepisów prawa,
   7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, w tym danych o stanie zdrowia jest wymogiem ustawowym wynikającym z ustawy o działalności leczniczej oraz ustawy o prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.